ระเบียบการรับเรื่องร้องเรียนและการให้ความคุ้มครอง

Reporting and Whistleblowing Regulation 2013

1. Purposes
2. Definitions
3. Scope of Reports
4. Persons Entitled to File Reports
5. Investigation Participants and Accountabilities
6. Protection of Whistleblowers and Investigation Participants
7. Filing a Report
8. Procedures to be Undertaken by PTTEP
9. Procedures to be Undertaken by Subsidiaries
10. Enforcement of this Regulation
11. Penalty for Breach of this Regulation
12. Administration of this Regulation
13. Effective Date
 


1. เจตนารมณ์close | open
1.1 เพื่อให้การดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียนของกลุ่ม ปตท.สผ. มีแบบแผนที่เหมาะสม มีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัว และมีมาตรฐานสากลทัดเทียมกับบริษัทชั้นนำอื่น ๆ จึงจะนำพากลุ่ม ปตท.สผ. ให้เจริญเติบโตได้อย่างรุ่งเรือง มั่นคง ยั่งยืน และสง่างาม
1.2 เพื่อให้กรรมการ พนักงาน และบุคคลใด ๆ ที่กระทำการแทนกลุ่ม ปตท.สผ. ดำเนินธุรกิจอย่างถูกต้อง โปร่งใส ยุติธรรม และสามารถตรวจสอบได้ โดยสอดคล้องกับกฎหมาย การกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมธุรกิจรวมทั้งระเบียบต่าง ๆ ของกลุ่ม ปตท.สผ.
1.3 เพื่อให้ทุกคนแจ้งอย่างสุจริตถึงการปฏิบัติที่ขัด หรือสงสัยว่าจะขัดต่อเรื่องดังกล่าวให้บริษัททราบ ผ่านช่องทางการแจ้งต่าง ๆ ที่กลุ่ม ปตท.สผ. จัดเตรียมให้
1.4 เพื่อให้ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนและบุคคลใดที่ให้ความร่วมมือกับบริษัทด้วยความสุจริตใจ ได้รับความคุ้มครอง รวมถึงได้รับการป้องกันจากการถูกกลั่นแกล้งอันเนื่องมาจากการร้องเรียนอย่างเหมาะสมและเป็นธรรม
2. คำนิยามclose | open
ในระเบียบนี้

     “บริษัท” หมายความว่า บริษัท ปตท.สำรวจและผลิตปิโตรเลียม จำกัด (มหาชน) หรือ ปตท.สผ.
     “บริษัทย่อย” หมายความว่า บริษัท ซึ่ง ปตท.สผ. ถือหุ้นโดยตรง และ/หรือ โดยอ้อมเกินกว่าร้อยละห้าสิบ
     “กลุ่ม ปตท.สผ.” หมายความว่า ปตท.สผ. และบริษัทย่อย ของ ปตท.สผ.
     “คณะกรรมการ” หมายความว่า คณะกรรมการ ปตท.สผ.
     “กรรมการ” หมายความว่า กรรมการ ปตท.สผ.
     “พนักงาน” หมายความว่า ผู้บริหาร พนักงาน พนักงานสัญญาจ้าง ที่ปรึกษา ผู้ปฏิบัติงานสมทบ และลูกจ้างของกลุ่ม ปตท.สผ.
     “ผู้บังคับบัญชา” หมายความว่า พนักงานระดับบริหาร หรือพนักงานระดับผู้จัดการ ที่พนักงานไว้วางใจที่จะแจ้งเรื่องร้องเรียนตามระเบียบนี้
     “ระเบียบ” หมายความว่า ระเบียบ ระเบียบปฏิบัติ ข้อกำหนดหรือกฎเกณฑ์ที่เรียกชื่ออย่างอื่นและมีผลบังคับกับการปฏิบัติ (Compulsory) ของกลุ่ม ปตท.สผ. 
     “การประพฤติผิด” หมายความว่า การกระทำที่ฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบของกลุ่ม ปตท.สผ. รวมถึงการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจริยธรรมทางธุรกิจของบริษัท ซึ่งประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก คือ 

     2.1 “การทุจริต” หมายความว่า การกระทำใด ๆ เพื่อแสวงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น ซึ่งรวมถึงการกระทำ ดังนี้
            2.1.1 การยักยอกทรัพย์ หมายความว่า การครอบครองทรัพย์ซึ่งเป็นของผู้อื่น หรือซึ่งผู้อื่นเป็นเจ้าของรวมอยู่ด้วย เบียดบังเอาทรัพย์นั้นเป็นของตนหรือบุคคลที่สาม
            2.1.2 การคอร์รัปชั่น หมายความว่า การเรียก รับ หรือยอมจะรับ ให้ ขอให้ หรือรับว่าจะให้ทรัพย์สินหรือประโยชน์อื่นใดกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ หน่วยงานของรัฐ เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานเอกชน หน่วยงานของเอกชน เพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานเหล่านั้นใช้อำนาจหน้าที่ที่มีอยู่ กระทำการ ไม่กระทำการ เร่งรัด หรือประวิงการกระทำใดอันมิชอบด้วยอำนาจหน้าที่เพื่อประโยชน์ของกลุ่ม ปตท.สผ. เว้นแต่เป็นกรณีที่กฎหมาย จารีต และขนบธรรมเนียมกำหนดให้กระทำได้
            2.1.3 การฉ้อโกงหรือการตกแต่งงบการเงิน หมายความว่า การหลอกหลวงผู้อื่นด้วยการแสดงข้อความเท็จหรือปกปิดข้อความจริงซึ่งควรบอกให้แจ้ง และโดยการหลอกหลวงดังว่านั้น ได้ไปซึ่งทรัพย์จากผู้ถูกหลอกลวงหรือบุคคลที่สาม หรือทำให้ผู้ถูกหลอกลวงหรือบุคคลที่สาม ทำ ถอน หรือทำลายเอกสารสิทธิใด ๆ

     2.2 การกระทำที่ฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบของกลุ่ม ปตท.สผ. อื่น ๆ นอกเหนือการประพฤติผิด ตามข้อ 2.1 “เรื่องร้องเรียน” หมายความว่า เรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการประพฤติผิดตามที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้
3. ขอบเขตของเรื่องร้องเรียนclose | open

กรรมการ พนักงาน หรือบุคคลใด ๆ ที่กระทำการแทนกลุ่ม ปตท.สผ. อาจถูกร้องเรียนตามระเบียบนี้หากมีการประพฤติผิด ตามข้อ 2.1 และข้อ 2.2

     ทั้งนี้ บริษัทส่งเสริมให้ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนเปิดเผยตัวตน และ/หรือ ให้ข้อมูลหลักฐานที่ชัดเจนเพียงพอเกี่ยวกับการประพฤติผิด ตามข้อ 2.1 หรือข้อ 2.2

     ในกรณีที่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนไม่เปิดเผยตัวตนให้ทราบ ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน เมื่อรับเรื่องร้องเรียนจะพิจารณาถึงข้อมูลประกอบเรื่องร้องเรียนว่า มีข้อมูลที่ระบุรายละเอียดข้อเท็จจริง หรือหลักฐานที่ชัดเจนเพียงพอหรือไม่ โดยจะไม่รับเรื่องร้องเรียนหากเป็นไปตามกรณี ดังนี้

     3.1 เรื่องที่ไม่ระบุพยาน หลักฐาน หรือพฤติการณ์การกระทำการทุจริตหรือประพฤติผิดที่ชัดเจนเพียงพอที่จะดำเนินการสืบสวนสอบสวนข้อเท็จจริงได้
     3.2 เรื่องที่กลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริการธุรกิจ ตามระเบียบปฏิบัติว่าด้วยการบริหารทรัพยากรบุคคล เรื่องวินัย การลงโทษ และการร้องทุกข์ของบริษัท หรือเรื่องที่ฝ่ายตรวจสอบภายใน หรือหน่วยงานอื่นของกลุ่ม ปตท.สผ. ที่มีอำนาจ ได้รับไว้พิจารณา หรือได้วินิจฉัยเสร็จเด็ดขาดอย่างเป็นธรรมแล้ว และไม่มีพยานหลักฐานใหม่ซึ่งเป็นสาระสำคัญเพิ่มเติม

4. บุคคลที่สามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนclose | open
  บุคคลใดที่ทราบเรื่องร้องเรียนหรือสงสัยโดยสุจริต ไม่ว่าตนเองจะได้รับความเสียหายหรือไม่ก็ตาม ว่ากรรมการ พนักงาน หรือบุคคลใด ๆ ที่กระทำการแทนกลุ่ม ปตท.สผ. มีการประพฤติผิด ตามข้อ 2.1 หรือข้อ 2.2 สามารถแจ้งเรื่องร้องเรียน โดยกลุ่ม ปตท.สผ. ส่งเสริมให้ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนเปิดเผยตัวตน และ/หรือ ให้ข้อมูลหลักฐานที่ชัดเจนมากพอเกี่ยวกับการประพฤติผิดของผู้ถูกร้องเรียน ตามข้อ 2.1 หรือข้อ 2.2 รวมถึงควรแจ้งข้อมูลในการติดต่อเพื่อเป็นช่องทางในการสื่อสารกับกลุ่ม ปตท.สผ. ด้วย

     ทั้งนี้ กรณีที่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้งเพียงพอว่าผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนมีพฤติการณ์ชัดแจ้งว่าแจ้งหรือกล่าวหาผู้ถูกร้องเรียนโดยไม่สุจริต บริษัทจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อปกป้องชื่อเสียงของผู้ถูกร้องเรียน ดังนี้

     4.1 ในกรณีที่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนเป็นพนักงาน ให้ดำเนินการสอบสวน เพื่อพิจารณาลงโทษตามระเบียบบริษัทว่าด้วยการบริหารทรัพยากรบุคคล
     4.2 ในกรณีที่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนเป็นบุคคลภายนอก และกลุ่ม ปตท.สผ. ได้รับความเสียหาย บริษัทอาจพิจารณาดำเนินคดีกับผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนด้วย
5. บุคคลที่เกี่ยวข้องและหน้าที่close | open
5.1 ผู้รับเรื่องร้องเรียน (Report Receiver) ได้แก่ กรรมการ หรือผู้บังคับบัญชา หรือผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน โดยกรรมการหรือผู้บังคับบัญชาดังกล่าว มีหน้าที่ต้องส่งเรื่องร้องเรียนที่ได้รับให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนเพื่อดำเนินการต่อไปด้วย
5.2 ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน (Case Coordinator) ได้แก่ หน่วยงานบรรษัทภิบาล สำนักเลขานุการบริษัท หรือผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.9 ซึ่งมีหน้าที่รวบรวมพิจารณาความชัดแจ้งเพียงพอของพยานหลักฐานในเบื้องต้น และส่งเรื่องร้องเรียนที่ผ่านการพิจารณาให้
ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนรวมถึงจัดเก็บข้อมูล บันทึกความคืบหน้าและผลสรุป ติดตามและปรับเปลี่ยนสถานะของเรื่องร้องเรียน และกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวกับเรื่องร้องเรียน นอกจากนี้ ยังมีหน้าที่กำกับดูแลให้การดำเนินการเรื่องร้องเรียนแล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดตามระเบียบนี้ด้วย
5.3 ผู้ถูกร้องเรียน (Subject of a Report) ได้แก่ กรรมการ พนักงาน หรือบุคคลใด ๆ ที่กระทำการแทนของกลุ่ม ปตท.สผ. ที่ถูกร้องเรียนหรือกล่าวหาโดยผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน ว่ามีการประพฤติผิดตามระเบียบข้อ 2.1 หรือข้อ 2.2 
           ในกรณีที่ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนพบว่า มีบุคคลอื่นเป็นผู้ร่วมกระทำการ สนับสนุนการกระทำ จ้างวาน หรือสั่งการเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียนด้วย ให้ถือว่าบุคคลอื่นนั้นเป็นผู้ถูกร้องเรียนด้วย
5.4 ผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบเรื่องร้องเรียน (Investigation Participant) ได้แก่ กรรมการ พนักงาน หรือบุคคลภายนอกที่ได้รับการขอความร่วมมือจากผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน หรือผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนของกลุ่ม ปตท.สผ. ในการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรืออาจเกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียน
5.5 ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนของ ปตท.สผ. ตามระเบียบนี้ กำหนดให้การตรวจสอบเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการประพฤติผิดตามข้อ 2.1 และข้อ 2.2 ดำเนินการโดยหน่วยงาน ดังนี้

            5.5.1 กรณีการร้องเรียนเกี่ยวกับการประพฤติผิดกรณีทุจริต ตามข้อ 2.1 หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. เป็นผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน
            5.5.2 กรณีการร้องเรียนเกี่ยวกับการประพฤติผิด กรณีฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบของกลุ่ม ปตท.สผ. ตามข้อ 2.2 ให้หัวหน้ากลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรกิจของ ปตท.สผ. เป็นผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน
            5.5.3 ในกรณีที่เรื่องร้องเรียน ตามข้อ 2.1 หรือข้อ 2.2 เป็นเรื่องที่ซับซ้อนเกี่ยวพันกับหลายหน่วยงาน ให้ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงดำเนินการตรวจสอบเรื่องร้องเรียนตามที่กำหนดไว้ในข้อ 8.1.2 
            ทั้งนี้ ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนจะต้องไม่มีส่วนได้เสียกับเรื่องร้องเรียน

5.6 ในกรณีที่หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. เป็นผู้ถูกร้องเรียน คณะกรรมการตรวจสอบของ ปตท.สผ. (Audit Committee) จะเป็นผู้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง (Investigation Committee) เพื่อทำหน้าที่ตามความเหมาะสม
5.7 ในกรณีที่พนักงานระดับบริหารในระดับหัวหน้าสายงาน (Division) ระดับหัวหน้ากลุ่มงาน (Function Group) ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ หรือกรรมการของ ปตท.สผ. เป็นผู้ถูกร้องเรียน คณะกรรมการบริษัทจะเป็นผู้แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง เพื่อทำหน้าที่ตามความเหมาะสม
5.8 ผู้มีอำนาจตัดสินผลสรุปเรื่องร้องเรียนและสั่งลงโทษของ ปตท.สผ. ให้เป็นไปตามคู่มือการมอบอำนาจของสำนักงานใหญ่ (Corporate Delegation of Authority and Signature หรือ Corporate DAS) 
            ในกรณีการตัดสินผลสรุปเรื่องร้องเรียนและสั่งลงโทษหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบ ให้นำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบของ ปตท.สผ. พิจารณาอนุมัติ
            ในกรณีการตัดสินผลสรุปเรื่องร้องเรียนและสั่งลงโทษพนักงานระดับผู้บริหาร ในระดับหัวหน้าสายงานและระดับหัวหน้ากลุ่มงาน ให้นำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทพิจารณาอนุมัติ
5.9 การแต่งตั้งผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนและผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนของบริษัทย่อย ให้รองกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. (Function Group) ที่เป็นผู้บริหารสูงสุดในการควบคุมและดูแลการบริหารงานของบริษัทย่อย รวมถึงผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ หรือ
ผู้รักษาการในตำแหน่งดังกล่าว เป็นผู้พิจารณาแต่งตั้ง ทั้งนี้ ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนและผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนจะต้องไม่มีส่วนได้เสียกับเรื่องร้องเรียน
5.10 ผู้มีอำนาจตัดสินผลสรุปเรื่องร้องเรียนและสั่งลงโทษของบริษัทย่อย ให้เป็นไปตามคู่มือการมอบอำนาจของโครงการในต่างประเทศ (DAS for International Assets) หรือ Corporate DAS ตามความเหมาะสม
6. การให้ความคุ้มครองผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนและบุคคลที่เกี่ยวข้องclose | open
ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน ตามข้อ 4 และบุคคลที่เกี่ยวข้อง ตามข้อ 5 จะได้รับความคุ้มครองที่เหมาะสมจากกลุ่ม ปตท.สผ. เช่น ไม่มีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน ลักษณะงาน สถานที่ทำงาน พักงาน ข่มขู่ รบกวนการปฏิบัติงาน เลิกจ้าง หรือการอื่นใดที่มีลักษณะเป็นการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมต่อผู้นั้น รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียน จะถูกเก็บรักษาเป็นความลับ ไม่เปิดเผยต่อผู้ไม่เกี่ยวข้อง เว้นแต่ที่จำเป็นต้องเปิดเผยตามข้อกำหนดของกฎหมาย

     บุคคลใด ๆ ที่ได้รับทราบเรื่องร้องเรียน หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียนตามระเบียบนี้ จะต้องปกป้องข้อมูลเรื่องร้องเรียน หรือที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียน ให้เป็นความลับ และไม่เปิดเผยต่อบุคคลอื่น โดยคำนึงถึงความปลอดภัยและความเสียหายของผู้แจ้งร้องเรียน แหล่งที่มาของข้อมูล หรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง เว้นแต่กรณีที่มีความจำเป็นในขั้นตอนการดำเนินการตามระเบียบนี้ หรือตามที่กฎหมายกำหนด หากมีการจงใจฝ่าฝืนนำข้อมูลออกไปเปิดเผยกลุ่ม ปตท.สผ. จะดำเนินการลงโทษทางวินัย และ/หรือ ดำเนินการทางกฎหมายกับผู้ที่ฝ่าฝืน แล้วแต่กรณี
7. ช่องทางในการแจ้งเรื่องร้องเรียนclose | open
ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนสามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนผ่านช่องทาง ดังนี้

     7.1 จดหมาย ส่งถึง กรรมการ หรือ ผู้บังคับบัญชา หรือ หน่วยงานบรรษัทภิบาลสำนักเลขานุการบริษัท

            บริษัท ปตท.สำรวจและผลิตปิโตรเลียม จำกัด (มหาชน)
            555/1 ศูนย์เอนเนอร์ยี่คอมเพล็กซ์ อาคาร เอ ชั้น 33
            ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงจตุจักร เขตจตุจักร กรุงเทพฯ 10900

     7.2 โทรสาร ถึง ผู้บังคับบัญชา หรือ หน่วยงานบรรษัทภิบาลสำนักเลขานุการบริษัท หมายเลข +66-2537-4949
     7.3 จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ถึง ผู้บังคับบัญชา หรือ หน่วยงานบรรษัทภิบาล สำนักเลขานุการบริษัท cghotline@pttep.com
     7.4 เว็บไซต์ www.pttep.com (Online Reporting Form)
     7.5 เว็บไซต์ภายในของกลุ่ม ปตท.สผ. Corporate Governance (CG) Portal
8. การดำเนินการของ ปตท.สผ.close | open
8.1 การตรวจสอบเรื่องร้องเรียน

            8.1.1 เรื่องที่ไม่ซับซ้อน ได้แก่ เรื่องร้องเรียนที่มีหลักฐานชัดเจน และ/หรือ ไม่เกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนจะส่งเรื่องให้ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ตามข้อ 5.5 ดำเนินการ ดังนี้

                      (1) เรื่องร้องเรียนการประพฤติผิด ตามข้อ 2.1 ส่งให้ฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. ดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริง โดยให้หารือกับหัวหน้ากลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริการธุรกิจ หรือผู้รักษาการในการตำแหน่งดังกล่าว และรวมถึงผู้ที่ได้รับอำนาจหัวหน้ากลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริการธุรกิจ ถึงการดำเนินการด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลด้วย
                      (2) เรื่องร้องเรียนการประพฤติผิด ตามข้อ 2.2 ส่งให้กลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรกิจของ ปตท.สผ. ดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริงของเรื่องร้องเรียน

            8.1.2 เรื่องที่ซับซ้อน ได้แก่ เรื่องร้องเรียนที่มีหลักฐานชัดเจนจำนวนมาก หรือยุ่งยาก หรือเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ให้ฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. หรือกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรกิจของ ปตท.สผ. แล้วแต่กรณี นำเสนอประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง ประกอบด้วย บุคคลที่ได้รับมอบหมายจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหน่วยงานละ 1 คน ได้แก่ ฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. สายงานกฎหมายของ ปตท.สผ. และกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรกิจของ ปตท.สผ. ทั้งนี้ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. จะแต่งตั้งพนักงานหรือบุคคลภายนอกอื่นร่วมเป็นกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงด้วยก็ได้ และกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงทุกคนจะต้องไม่มีส่วนได้เสียในเรื่องร้องเรียนนั้น ๆ
            8.1.3 การตรวจสอบเรื่องร้องเรียนที่หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. หรือพนักงานระดับบริหารในระดับหัวหน้าสายงาน หรือพนักงานระดับบริหารในระดับหัวหน้ากลุ่มงาน หรือประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ หรือคณะกรรมการบริษัทเป็นผู้ถูกร้องเรียน ให้ผู้มีอำนาจตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ตามข้อ 5.6 และข้อ 5.7 ดำเนินการตรวจสอบเรื่องร้องเรียน

8.2 ระยะเวลาการดำเนินการ

            8.2.1 ผู้รับเรื่องร้องเรียน ต้องส่งเรื่องร้องเรียนให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน ภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่ได้รับเรื่องร้องเรียนจากผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน
            8.2.2 ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน ต้องส่งเรื่องร้องเรียนให้ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ภายใน 7 วันทำการ นับแต่วันที่ได้รับเรื่องร้องเรียนจากผู้รับเรื่องร้องเรียน หรือจากผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน (แล้วแต่กรณี)
            8.2.3 ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ตามข้อ 5.5.1 หรือข้อ 5.5.2 ต้องพิจารณาและรายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนซึ่งยุติแล้ว และผลสั่งลงโทษของผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.8 (ถ้ามี) ให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนทราบ ภายใน 30 วันทำการ นับแต่วันที่ได้รับเรื่องร้องเรียนจากผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน ทั้งนี้ ในกรณีที่ฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. เป็นผู้เสนอสั่งลงโทษจะต้องได้รับความเห็นชอบจากกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรกิจเกี่ยวกับมาตรฐานการลงโทษด้วย
            8.2.4 คณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง ตามข้อ 5.5.3 ข้อ 5.6 และข้อ 5.7 ต้องพิจารณาและรายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนซึ่งยุติแล้ว และผลสั่งลงโทษของผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.8 (ถ้ามี) ให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน ภายใน 60 วันทำการ นับแต่วันที่คณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงได้รับทราบคำสั่งอนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง
            8.2.5 กรณีมีความจำเป็นที่ไม่สามารถจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในกำหนดระยะเวลา ตามข้อ 8.2.2 ให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนนำเสนอประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. เพื่อพิจารณาอนุมัติขยายระยะเวลาการตรวจสอบได้ครั้งละไม่เกิน 7 วันทำการ
            8.2.6 กรณีมีความจำเป็นที่ไม่สามารถจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในกำหนดระยะเวลา ตามข้อ 8.2.3 หรือข้อ 8.2.4 ให้ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนนำเสนอประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. หรือคณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการบริษัท (แล้วแต่กรณี) เพื่อพิจารณาอนุมัติขยายระยะเวลาการตรวจสอบได้ครั้งละไม่เกิน 30 วันทำการ 
            8.2.7 หากไม่ดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในกำหนดเวลา หรือไม่ขอขยายระยะเวลาที่กำหนดไว้ข้างต้น ให้ถือว่าผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน หรือผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ไม่ปฏิบัติตามระเบียบนี้ และต้องดำเนินการทำหนังสือชี้แจงต่อผู้มีอำนาจแต่งตั้งผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน (แล้วแต่กรณี) ถึงเหตุผลที่ไม่สามารถดำเนินการได้

8.3 การรายงาน

            8.3.1 ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนมีหน้าที่รายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนให้แก่ ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน ผู้รับเรื่องร้องเรียน ผู้ถูกร้องเรียน ผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบเรื่องร้องเรียน หรือบุคคลอื่น ตามความจำเป็นและเหมาะสม
            8.3.2 ฝ่ายตรวจสอบของ ปตท.สผ. หรือกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลและบริหารธุรกิจของ ปตท.สผ. หรือคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง ตามข้อ 5.5.3 (แล้วแต่กรณี) มีหน้าที่รายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนและคำสั่งลงโทษของผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.8 (ถ้ามี) ต่อประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ และรวมถึงต่อคณะกรรมการตรวจสอบของ ปตท.สผ. (กรณีเรื่องร้องเรียนการประพฤติผิดกรณีทุจริต ตามข้อ 2.1) หรือคณะกรรมการบรรษัทภิบาลของ ปตท.สผ. (Corporate Governance Committee) (กรณีเรื่องร้องเรียนการประพฤติผิด ตามข้อ 2.2) ด้วย
            8.3.3 คณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง ตามข้อ 5.6 และข้อ 5.7 (แล้วแต่กรณี) ต้องรายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนและคำสั่งลงโทษของผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.8 (ถ้ามี) ต่อคณะกรรมการบริษัทด้วย
            8.3.4 กรณีที่ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน และ/หรือ ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนตรวจสอบหลักฐานในเบื้องต้นและพบว่า เรื่องร้องเรียนอาจมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อชื่อเสียง การดำเนินธุรกิจ และ/หรือ ฐานะการเงินของกลุ่ม ปตท.สผ. ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนที่พบ หรือที่ได้รับแจ้งจากผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ต้องรายงานเรื่องดังกล่าวต่อประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. ให้ทราบทันที เพื่อพิจารณาดำเนินการต่อไป ทั้งนี้ ระดับความเสียหายที่ถือว่ามีนัยสำคัญอาจแตกต่างกันไปตามพื้นที่ที่กลุ่ม ปตท.สผ. ดำเนินธุรกิจ
9. การดำเนินการของบริษัทย่อยclose | open
     9.1 การตรวจสอบเรื่องร้องเรียน 
            ให้ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน และผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนจากรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. ตามข้อ 5.9 ดำเนินการตรวจสอบเรื่องร้องเรียน แต่ในกรณีที่ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน และ/หรือ ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนเป็นผู้ถูกร้องเรียนเอง ให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนของ ปตท.สผ. หารือกับรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ เพื่อพิจารณาตามความเหมาะสมต่อไป

     9.2 ระยะเวลาการดำเนินการ
            ให้รองกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. ตามข้อ 5.9 บังคับใช้ระยะเวลาการดำเนินการเรื่องร้องเรียนของบริษัทย่อย ตามข้อ 8.2 ของระเบียบฯ นี้ด้วย

     9.3 การรายงาน

            9.3.1 ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนของบริษัทย่อย มีหน้าที่รายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนให้แก่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน ผู้รับเรื่องร้องเรียน ผู้ถูกร้องเรียน ผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนของ ปตท.สผ. หรือบุคคลอื่น ตามความจำเป็นและเหมาะสม
            9.3.2 ให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนของบริษัทย่อย มีหน้าที่รายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนและคำสั่งลงโทษของผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.10 (ถ้ามี) ให้แก่ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนของ ปตท.สผ. เพื่อทราบและให้ข้อเสนอแนะ (ถ้ามี) และรวมถึงรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. ตามข้อ 5.9 ซึ่งมีหน้าที่รายงานผลสรุปเรื่องร้องเรียนและคำสั่งลงโทษของผู้มีอำนาจ ตามข้อ 5.10 (ถ้ามี) ต่อประธานกรรมการผู้บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ และต่อคณะกรรมการตรวจสอบ (กรณีเรื่องร้องเรียนการประพฤติผิดกรณีทุจริต ตามข้อ 2.1) หรือคณะกรรมการบรรษัทภิบาล (กรณีเรื่องร้องเรียนการประพฤติผิด ตามข้อ 2.2) ด้วย
            9.3.3 กรณีผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียน และ/หรือ ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนจากรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. ตามข้อ 5.9 พิจารณาหลักฐานในเบื้องต้นและพบว่า เรื่องร้องเรียนอาจมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อชื่อเสียงการดำเนินธุรกิจ และ/หรือ ฐานะการเงินของกลุ่ม ปตท.สผ. ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนที่พบหรือที่ได้รับแจ้งจากผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ต้องรายงานเรื่องดังกล่าวต่อรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. ตามข้อ 5.9 หรือ ผู้รักษาการในตำแหน่งดังกล่าวให้ทราบทันที เพื่อพิจารณาดำเนินการ และรายงานให้ผู้ประสานงานเรื่องร้องเรียนของ ปตท.สผ. ทราบต่อไปด้วย
10. การบังคับใช้ของระเบียบclose | open
ให้ระเบียบฉบับนี้บังคับใช้กับบริษัทและบริษัทย่อย และกลุ่ม ปตท.สผ. (ยกเว้นในกรณีที่ระเบียบนี้กำหนดไว้ขัดหรือแย้งกับกฎหมายของประเทศที่บริษัทย่อยดำเนินการอยู่ ให้ใช้ข้อบังคับของกฎหมายนั้น ๆ แทน)
11. บทลงโทษclose | open
ผู้ใดกระทำการใดโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อ ไม่ปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งมีพฤติกรรมที่กลั่นแกล้งข่มขู่ ลงโทษทางวินัย หรือเลือกปฏิบัติ ด้วยวิธีการอันไม่ชอบเนื่องมาจากการร้องเรียนต่อผู้แจ้งเรื่องร้องเรียน หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียนกับระเบียบนี้ ถือว่าผู้นั้นกระทำผิดวินัย และต้องรับผิดชอบชดใช้ความเสียหายแก่บริษัท หรือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการกระทำดังกล่าว ตลอดจนรับผิดในทางแพ่งและทางอาญาหรือตามกฎหมายต่อไปด้วย
12. การรักษาการตามระเบียบclose | open
12.1 ให้ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ของ ปตท.สผ. เป็นผู้รักษาการตามระเบียบนี้ และให้มีอำนาจออกระเบียบปฏิบัติ ข้อกำหนด ประกาศ และคำสั่งที่เกี่ยวข้อง รวมถึง
การมอบหมายอำนาจตามระเบียบนี้ได้ตามความจำเป็นและเหมาะสม
12.2 ในการตีความระเบียบนี้ นอกเหนือจากที่ได้ระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดแจ้งแล้ว ในกรณีที่มีข้อสงสัยและต้องตีความให้ถือตามเจตนารมณ์ของระเบียบเป็นสำคัญ
13. วันที่ใช้บังคับclose | open
 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับกับกลุ่ม ปตท.สผ. ตั้งแต่วันที่ 2 ธันวาคม 2556 เป็นต้นไป และให้ยกเลิกนโยบายการรับเรื่องร้องเรียนและการให้ความคุ้มครองผู้แจ้งร้องเรียน พ.ศ. 2551 (ฉบับประมวล) ฉบับวันที่ 23 กรกฎาคม 2551 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ยกเว้นมีการดำเนินงานที่อยู่ระหว่างการพิจารณาภายใต้นโยบายฯ ดังกล่าว ให้คงดำเนินต่อไปจนแล้วเสร็จเท่าที่ไม่ขัดแย้งกับระเบียบฯ นี้